Aby dobrze i mądrze zarządzać flotą samochodową w naszej firmie trzeba pamiętać o szeregu spraw. Choć zarządzanie flotą samochodową może wydawać się trudne, to przedsiębiorców ucieszy fakt, że nie wszystko musimy robić sami. Jakie działania należy podjąć i o czym pamiętać, by odnieść sukces w zarządzaniu flotą? Przeczytaj i sprawdź.

Zatrudnienie menadżera ds. zarządzania flotą pojazdów lub firmy zewnętrznej

Jak wspominaliśmy na początku – nie o wszystko musimy zadbać sami. Aby flota samochodowa dobrze prosperowała możemy rozważyć zatrudnienie osoby odpowiedzianej za fleet management lub firmy zewnętrznej, która w zarządzaniu flotą samochodów się specjalizuje.  Taka osoba w szeregach Twojej firmy, lub wynajęta spółka, zadba o każdy szczegół związany z flotą i zajmie się zarządzaniem w kluczowych obszarach.

Menedżer potrzebować będzie narzędzi, które pozwolą mu  sprawnie wykonywać obowiązki związane z pracą. W małych przedsiębiorstwach można zacząć od  programów jak znany wszystkim Excel. Jeśli jednak w naszej flocie znajduje się wiele aut, taki system nie wystarczy. Wtedy warto zainwestować w  profesjonalne programy oparte o internetowe dane i całe ich bazy.

Dobre, oszczędne i przemyślane zarządzenie flotą samochodową przełoży się z pewnością na oszczędności, jednak zatrudnienie pracownika lub firmy odpowiedzialnej za car fleet management może wiązać się dużymi kosztami – kolejną wypłatą, ubezpieczeniem itp. Dlatego jeśli zamierzamy szukać oszczędności w naszym systemie – rozważmy zajęcie się flotą samemu. Szczególnie jeśli jest ona mała a nasza firma dopiero zaczyna rozkręcać się na rynku.

Szkolenie kierowców – oszczędzanie auta to oszczędzanie pieniędzy

Aby flota służyła nam latami musimy w szczególności zadbać o to, by pojazdy nie były eksploatowane powyżej norm i zapotrzebowania. Dlatego warto myśleć o przyszłości naszych aut i organizować szkolenia dla osób zasiadających za ich kierownicą.

Czego warto uczyć kierowców? Oszczędniej i ekologicznej jazdy. Warto też napominać o bezpieczeństwie podczas prowadzenia samochodu firmowego oraz o delikatnym traktowaniu go. Uświadommy pracownikom, że auta firmowe powinni traktować niegorzej niż ich własne. Możemy zachęcić naszych podwładnych do lepszego obchodzenia się z pojazdami np. proponując im układ, w którym mogą oni po jakimś czasie odkupić firmowy samochód w korzystnej cenie. Taka praktyka, często stosowana w większych i mniejszych firmach, z pewnością da dobre efekty.

Mniejsze zużycie samochodów to wielka oszczędność. Odpadają częste wymiany części, opon i wizyty u mechaników. A im większą mamy flotę, tym więcej wtedy oszczędzamy.

Zbiór zasad – podstawa w każdej firmie

Aby nasza flota pojazdów biznesowych była bezpieczna, warto spisać i udostępnić naszym kierowcom zbiór zasad, którymi powinni kierować się podczas pracy. Zbiór ten oparty być powinien na przepisach prawa drogowego i karnego. Przed rozpoczęciem pracy kierowca musi zaznajomić się z tym zakładowym kodeksem. Warto też sporządzić umowy zabezpieczające firmę i przenoszące konsekwencje prawne ewentualnych wypadków na kierowcę.

Przy tym należy jednak pamiętać, że aby pracownik czuł się w naszej firmie dobrze, nie możemy go jedynie straszyć. Warto edukować kierowców np. w kwestiach prawa drogowego i jego przepisów, a także godzin i warunków pracy kierowcy.

Lokalizator GPS w każdym aucie – ograniczenia ryzyka

Warto zdecydować się na zamontowanie w autach firmowych lokalizatorów GPS. Ułatwi nam to nie tylko skuteczne zarządzanie ale i pozwoli na kontrolę nad stylem jazdy naszych pracowników i przełoży się na zwiększenie bezpieczeństwa.

Lokalizator z funkcją wysyłania alertów da nam dostęp do lokalizacji każdego z pojazdów floty. Ale też pozwoli nam na kontrolę nad tym, czy kierowcy nie przekraczają dozwolonej prędkości, nie zbaczają z wyznaczonych tras i czy nie wykorzystują aut służbowych do celów prywatnych. Korzyści są więc ogromne.

Zainstalowanie lokalizatora GPS może też łączyć się z oszczędnością. Wiemy przecież, że im mniej nasi kierowcy mają wypadków, tym mniej zapłacimy za składki ubezpieczenia. A jeśli nasi pracownicy wiedzą, że mamy na nich oko, mniej chętnie przycisną nogę na gazie. Do tego możemy liczyć na zminimalizowanie kosztów związanych z mandatami czy naprawami całej floty.

Ubezpieczenie i serwisowanie

Efektywne zarządzanie flotą samochodową to oczywiście też zadbanie o ubezpieczenie naszych pojazdów. Najlepiej zdać się na fachową obsługę i wybrać firmę ubezpieczeniową, która zna się na rzeczy. Taki system pozwala nam zająć się innymi obowiązkami, a sprawę dobrania odpowiedniego ubezpieczenia zostawić w rękach profesjonalistów.

Wysokość polis dla firm, inaczej niż dla klientów indywidualnych, podlega negocjacji. Polisa zależy od poziomu szkodowości, od ilości pojazdów i od statusu firmy, u której ją wykupujemy.

Ważnym aspektem jest też wybór miejsca, gdzie serwisowane będą pojazdy naszej floty. Może to być  zarówno sieć serwisów jednej marki jak i Autoryzowana Stacja Obsługi czy lokalny warsztat. Ważne są ceny oraz jakość oferowanych tam usług.

Negocjacje biznesowe, wybór odpowiedniego serwisu i inwestycje w korzystny leasing to zazwyczaj cześć pracy menadżera floty. Jeśli więc zatrudniamy taką osobę, nie musimy robić tego samodzielnie.

O czym musimy pamiętać w ramach zarządzania flotą pojazdów?

Zarządzanie flotą pojazdów to niełatwa sprawa. Najlepszym, choć nietanim, rozwiązaniem jest zatrudnienie osoby wyspecjalizowanej w zarządzanie flotą samochodową lub firmy spod szyldu car fleet management. Jednak nawet jeśli zatrudniamy osoby zarządzające firmowymi pojazdami musimy pamiętać o wielu kwestiach. Naszym obowiązkiem jest śledzenie wydatków np. na ubezpieczenia i serwis. Powinniśmy też nie zapominać o przeszkoleniu pracowników w kwestii oszczędnej jazdy i eksploatacji samochodów. Edukowanie pracowników w kwestiach warunków i godzin pracy kierowcy – np. ilości godzin za kierownicą i ilości wymaganego odpoczynku to również istotne zadanie. Dużą oszczędnością i ułatwieniem w kontrolowaniu pracowników będzie zakup lokalizatorów GPS. Pozwolą nam one na śledzenie prędkości, z jaką jeżdżą nasi pracownicy oraz tras przez nich pokonywanych. Do tego mogą pomóc nam w odzyskaniu skradzionego pojazdu, co jest nie tylko sporym plusem ale i kolejnym potencjalnym źródłem oszczędności.